如何使用 SeaMeet 管理多元跨國團隊會議
SeaMeet 解決了管理跨國團隊的三大挑戰 —— 時區挑戰、文化差異、以及組織透明化。
這是一個 SeaMeet 客戶案例。在本案例研究中，我們深入探討了 SeaMeet 這款會議助手如何幫助 GlobalSync IO 這家擁有矽谷和台灣團隊的 B2B SaaS 公司，克服跨語言、跨國團隊常見的主要挑戰。
關鍵重點
解決重疊會議問題
SeaMeet 會自動加入無法旁聽的會議並為整個團隊分享會議記錄，這樣即使有人在重疊的會議時間也不會錯過重要資訊。
更好的跨文化溝通
SeaMeet 實時記錄會議，讓跨文化團隊成員能輕鬆跟進、重播並以英文、中文及其他語言進行回顧。直得一提的是，我們的中英文混合辨識能清楚記錄會議中的雙語關鍵字詞。
管理團隊會議動態
透過 SeaMeet 的會議洞察數據，您將透過報表一眼得知有關團隊工作動態和溝通模式的數據觀察。
當您擁有一個多元跨國團隊...
多元跨國團隊看似是擴展業務的完美解決方案，但現在，您正面臨著意想不到的挑戰：
時區衝突
文化差異
總是覺得無法掌握團隊實際在進行的工作
您並不是唯一面對這些問題的高階管理者。
根據 Decode、IntelliSoft 和 Forbes 的調查，這些是大多數企業主/創辦人在管理全球團隊時面臨的主要問題。
SeaMeet 消除多元跨國團隊中的阻力
在深入探討之前，您可能會好奇……
如何管理不同時區的團隊？
對於全球團隊來說，協調跨時區的工作是其中一個最大的挑戰。團隊成員經常需要早起或熬夜才能參加會議。SeaMeet 提供了一個 24/7 的「公司秘書」，自動加入所有會議、記錄內容，並與整個團隊分享詳細的會議紀錄。這確保了即使在睡覺時，也不會錯過任何重要資訊。
如何克服團隊合作中的文化差異？
全球團隊經常面臨文化差異，例如口音或語言偏好，這些都可能阻礙溝通。SeaMeet 通過即時錄製會議，提供英文、中文、英文、中文混合英文等多語言的翻譯與字幕，確保所有團隊成員都能跟上進度並回顧討論內容，有效彌合語言差距。
但我如何知道我的團隊正在做什麼？
專業經理人經常難以理解團隊成員如何以及何時互動，最大的挑戰仍然是缺乏透明度。SeaMeet 通過提供清晰的團隊動態洞察，解決了這些問題，包括：目前的目標和優先事項是什麼？團隊成員是否有效互動？誰在與誰溝通？
SeaMeet 的 Insights AI 可以幫助您回答這些問題，提升團隊的清晰度和透明度。
SeaMeet 為 GlobalSync IO 節省了多少時間和金錢？
1人每週節省 65 分鐘
GlobalSync IO 報告指出，自從採用 SeaMeet 後，每人每週的預定會議時間平均減少了 65 分鐘。
每項任務提升3%產能
GlobalSync IO 利用減少的會議時間專注於其他工作，實現真正生產力提升。
節省約100萬營運成本
如果每位員工的成本為每小時新台幣300元，GlobalSync IO 通過使用 SeaMeet 節省了接近新台幣100萬的營運成本。
認識 GlobalSync IO
今年4歲，一間擁有矽谷和台灣團隊的科技新創公司。
產業
B2B SaaS
軟體服務
公司規模
20人
辦公室地點
美國矽谷
臺灣臺北
GlobalSync IO 是一家 B2B SaaS 軟體服務公司，擁有矽谷和台灣的團隊，致力於共同開發實用的解決方案。透過這兩個辦公室的運作，GlobalSync IO 充分利用 16 小時生產力模式來延長營運時間，支持全球業務運營。
然而，公司也面臨著跨國團隊的典型挑戰。協調不同時區的會議非常困難，文化差異則使非同步溝通變得複雜。
創辦人堅持掌握團隊動態，並設法解決跨國團隊合作的關鍵問題。
因此，管理者使用 SeaMeet 來解決這些挑戰。
GlobalSync IO 的16小時高速生產力模式
兩地之間的團隊結構
與其他創新驅動的新創公司類似，團隊高度技術化，擁有 14 名工程師和 6 名非工程師。兩個地點之間的分佈相當平衡。
小團隊，多會議。
透過使用 SeaMeet 記錄每場會議，我們能夠捕捉到 GlobalSync IO 有趣的會議數據統計。
10場一天的會議數量 | 36.6分鐘平均會議時長 | 5位平均與會人數 |
儘管美國與台灣公司距離遙遠，團隊仍然高度依賴同步溝通（會議）來協作。
下方圖表顯示了兩個明顯的會議高峰：一個是台灣時間早上 9 點，另一個是矽谷時間早上 9 點。在每個高峰之後，會議數量隨之下降，顯示出相似的工作模式。團隊成員通常在一天的早些時候完成會議，然後將剩餘時間專注於開發工作。
團隊對 SeaMeet 的採用是逐步進行的。起初，並不是所有會議都使用 SeaMeet。自從 SeaMeet 的自動加入功能推出後，GlobalSync IO 很快啟用了該功能，確保不會錯過任何會議。公司希望能全面了解其會議模式。
圖表顯示，當整個團隊啟用了日曆整合並開始在每場會議中使用 SeaMeet 後，所追蹤的會議時間呈現出明顯的增長。
不再有缺席的會議
有了 SeaMeet 這個全天候的「公司秘書」，GlobalSync IO 的團隊再也不需要在熬夜參加會議和錯過重要討論之間做選擇。
SeaMeet 確保所有會議和更新都會被記錄下來，並提供給整個團隊，無論時區如何，讓每個人都能保持一致。
以下是 SeaMeet 解決時區差異導致的溝通鴻溝的 3 種方式：
時區差異帶來的挑戰
解決方法
熬夜參加會議
無法掌握在睡眠期間所做的決策和工作進度
難以追蹤專案進度和相關合作夥伴
自動參加會議功能讓每一場會議都有你的分身
醒來時，您的收件箱中已經有完整的會議摘要和代辦事項
使用後，沒有人比你更了解公司專案進度
1-1. 參與關鍵會議
非常適合處理清晨、深夜和時間衝突的會議，僅參加真正需要您出席的會議。
與其他需要您實體出席的會議助手不同，SeaMeet全天候代替您處理會議，這對於跨時區團隊來說非常理想，讓您專注於真正需要您參與的會議。
有了 SeaMeet，GlobalSync IO 團隊——尤其是高層主管和產品經理——可以避免熬夜參加海外團隊同步會議。他們可以讓 SeaMeet 自動加入會議，並在第二天早上打開電子郵件時查看會議記錄。
SeaMeet 也解決了會議衝突，使同時進行多場會議成為可能。例如，CEO 可以參加一場客戶會議，同時讓 SeaMeet 加入團隊同步會議。
1-2. 醒來，即可掌握所有資訊
在每次內部或外部會議結束後，SeaMeet 會自動向所有參與者發送電子郵件，內含摘要、關鍵行動項目和討論要點。GlobalSync IO 也選擇將高層團隊寄送副本，讓 CEO 和 CTO 能夠隨時掌握會議中做出的決策。
1-3. 所有會議皆被追蹤，所有知識皆被保存
SeaMeet 是一個全面的會議資料庫，專為跨時區團隊而設計。它讓團隊能夠閱讀和追蹤會議，並提供有組織權限、層次分明且以主題為重點的摘要和行動項目。
透過整合 SeaMeet，GlobalSync IO 不僅提升了專案管理效率，僅通過使用 SeaMeet 就建立起強大的公司知識庫。時區障礙再也不會妨礙團隊獲得最新團隊資訊。
2. 跨國溝通，毫無阻礙
文化差異對跨國團隊來說是一大挑戰，但 SeaMeet 通過高準確度的雙語實時轉錄和即時字幕，幫助消除這些差距，增強非母語者的信心。這些功能確保每個人都能跟上討論並有效參與。
SeaMeet 還提供多語言會議摘要和重播選項，讓團隊成員能夠快速回顧和理解內容。這種方法保持了清晰度和一致性，使得多元團隊之間的溝通更加順暢。
以下是 SeaMeet 解決文化差異導致的溝通鴻溝的 3 種方式：
文化差異帶來的挑戰
解決方法
許多團隊成員的母語不是英語
跨國團隊希望以他們的母語開會，且共享一致的會議記錄
由文化差異引起的溝通不良
雙語語音辨識下的即時轉錄文字稿
會議摘要和代辦事項的多語言支援
即時逐字稿與語音重播，確保清晰度和回顧
2-1. 多語言即時轉錄摘要
支援中文、英文及其他語言。只需讓 SeaMeet「自動檢測語言」。
GlobalSync IO 一直在尋找一款同時支援混合中文與英文的會議助手，但始終未能找到合適的方案。當創辦人發現 SeaMeet 時，這正是完美的解決方案。
由於 GlobalSync IO 的許多團隊成員並非英語母語者，SeaMeet 的即時逐字稿、語音重播和會議記錄帶來了改變。台灣的前端開發工程師 Jane 分享說，SeaMeet「幫助她在與美國團隊的會議中更有信心地溝通」。
SeaMeet 解決了全球團隊常見的挑戰——語言和文化障礙，這些往往會導致誤解並拖慢協作進度。透過提供清晰的即時字幕，它減少了摩擦，確保溝通更加順暢。
2-2. 所有的語言，一致的會議記錄
台灣團隊在美國同事不在會議中時，偏好以母語中文進行會議。然而，他們仍希望能獲得與矽谷團隊相同的有組織、層次分明且以主題為重點的會議摘要，並附有相同格式的行動項目。這是全球團隊的常見挑戰：非英語使用者經常透過使用母語進行私人討論來提升效率，但這可能降低整體團隊的透明度。
SeaMeet 通過核心技術為兩個團隊提供相同的會議助手體驗，無論語言如何，都能解決團隊溝通挑戰。團隊可以用他們偏好的語言進行會議，同時保持一致的會議記錄。美國團隊可以輕鬆閱讀即時逐字稿，隨時了解會議資訊。GlobalSync IO 非常喜愛這個功能，因為它讓團隊能夠自由討論各種議題，而無需擔心其他成員被排除在討論之外——這一切都要歸功於 SeaMeet。
以下是中文會議的 SeaMeet 體驗：
2-3. 即時逐字稿與對話重播
重播單一對話內容，或再次收聽整個會議。
在全球團隊中，當美國同事無法完全理解外籍同事所說的內容，或者他們說話過快或使用其他人不熟悉的俚語時，溝通不良的情況經常發生。
SeaMeet 不僅僅是提供簡單的會議摘要，它還提供全面的會議紀錄。參與者可以在發言時查看即時逐字稿內容，重播特定部分以澄清含義，或者如果對逐字稿情境印象模糊，可以回顧整個音頻。
在 GlobalSync IO，員工經常重溫會議記錄，以確保準確理解，從而防止誤解並解決任何困惑。
❤️ 非母語使用者也表示，這個工具增強了他們在會議中發言的信心！
3. SeaMeet 也是團隊洞察AI
文化差異對跨國團隊來說是一大挑戰，但 SeaMeet 透過高準確度的雙語即時逐字稿，克服了挑戰，增強非母語者的信心。這些功能確保每個人都能跟上討論並有效參與。
SeaMeet 還提供多語言會議摘要和重播選項，讓團隊成員能夠快速回顧並理解內容。這種方法保持了清晰度和一致性，使得多元團隊之間的溝通更加順暢。
以下是 SeaMeet 解決文化差異所引發溝通鴻溝的 3 種方式：
管理多元跨國團隊的挑戰
解決方法
對團隊的目標任務缺乏清晰認識
對團隊內部的溝通方式缺乏明確理解
團隊內部是否有足夠的討論合作，還是由領導層主導，使其更具自上而下的組織特性？
SeaMeet 會根據主題標記會議，讓團隊能夠追蹤趨勢和重點領域，並隨著時間的推移揭示團隊動態。
使用 SeaMeet 的互動分析來分析團隊動態，透過檢視發言者的互動來揭示工作互動。
分析會議中的發言主導地位，可以揭示團隊是否傾向於管理者主導，或是採取更具協作性的方式。
3-1. 當前重要任務與團隊特性分析
在 SeaMeet 上，每場會議的主題會自動生成。這些主題提供了有關台灣和美國團隊正在進行的工作的分析。更引人注目的是，您可以隨時間推移對主題進行進階分析——在這個案例中，來自 GlobalSync IO 八個月的會議數據揭示了每個團隊的重點以及其優先事項如何演變。
更具啟發性的是，此分析揭示了更廣泛的模式，例如每個團隊的一般工作和當前種樣任務。這些「熱點」主題往往預示著新的計畫或需要更多關注的新挑戰。
GlobalSync IO 的創辦人因此能夠更好地了解團隊動態、溝通風格和協作模式，不再感到對團隊狀況一無所知。
地點 | 團隊特性 | 主要任務 | 當前重要任務 |
|---|---|---|---|
臺灣臺北 | 創新、快節奏 | 測試、部署 | 語音助理 |
美國矽谷 | 有條理、以規劃為重點 | 客戶服務、後端 | 數據分析 |
3-2. 觀察團隊互動
公司內部的合作，尤其是跨部門的合作，SeaMeet能夠提供有關團隊合作方式的有用觀察。為了更好地了解這些互動，我們開發了一個互動得分模型，用來追蹤員工之間的每次溝通。這個得分幫助我們了解人們進行協作的頻率以及他們與誰合作。
在更高層次上，互動得分顯示出哪些團隊成員是主要的溝通者。從個人層面來看，它提供了一個清晰的視角，讓我們了解每個人經常與哪些人合作。
誰在團隊會議中最活躍？
📊 CTO、CEO、行銷和產品經理佔所有互動的 55%。
團隊的領導風格是什麼？
💡 CEO 和 CTO 之間的高互動顯示出業務與技術之間強烈地一致性。
會議互動能告訴我們什麼公司文化？
💡 CTO 在連接各團隊中發揮了核心作用，突顯出技術在公司運營中的重要性。
💡 行銷部門與所有部門都有聯繫，包括兩個地點的工程和設計部門。行銷部門與公司其他部門之間的合作效益很強。
💡 工程師 A、B 和 C 經常互動，顯示出強大的溝通成果。
我的團隊有哪些改進空間？
💡 有一半的團隊互動得分較低；若您希望打造一個高效溝通的團隊，試著提高參與度來加強團隊產能與溝通合作。
下一步，團隊成長
在使用 SeaMeet 七個月後（2024 年 1 月至 7 月），GlobalSync IO 通過互動分析確定了改善團隊協作的關鍵因素。像前端工程師 A、設計師和開發者 A 等團隊成員的互動較少，這表明可能存在溝通差距。
雖然看起來較安靜的團隊成員在會議中的參與度較低，但分析顯示這可能是由於這些成員對 SeaMeet 的採用率較低，這表明他們可能未充分利用 SeaMeet 進行日常討論。
在 8 月，GlobalSync IO 擴大了 SeaMeet 的使用範圍，涵蓋更多會議，甚至是短暫的團隊討論。這提供了更清晰的公司內部溝通情況，讓我們更好地理解互動模式如何隨著時間演變。
現在讓我們仔細看看 GlobalSync IO 的團隊成長變化，並了解 8 月份 SeaMeet 使用範圍擴大後，如何為組織的溝通模式提供了更深入的洞察。
會議中是否有更廣泛的參與？
💡 是的。團隊內部的討論度提高了，以往較為安靜的部門，如前端和設計，現在顯示出更多的互動。
📊 前四名溝通者現在佔總體對話的 51.22%，低於之前的 55%。這表明溝通的分佈更加均衡。
💡 根據 SeaMeet 的資料，前端 A、設計師和開發者 A 之前非常少互動交流。然而，隨著 SeaMeet 使用範圍的擴大，我們現在可以看到他們在與誰合作！
會議中主要溝通者的變化？
📊 行銷部門8月領先，以 15.57% 的總互動量位居首位，從之前的第3名上升至第1名。CEO 保持穩定，仍位居第2名（15.30%），而產品經理升至第3名（11.75%），超過了 CTO。CTO 從第1名下降至第4名，互動比例為 8.60%。
其他改善空間？
💡 檢查 CTO 的溝通減少是否是刻意的，還是需要引起注意。
... 結果發現他當時在休假。團隊對從互動分析中獲得的這些觀察感到非常有幫助。
3-3. 觀察團隊溝通風格
對於 GlobalSync IO 來說，了解扁平化合作與自上而下管理之間的平衡是團隊成長的關鍵。使用 SeaMeet 的數據，我們將會議分為兩種類型：
單向會議：一位參與者的發言時間超過 65%，通常反映出自上而下的溝通方式。
討論型會議：沒有單一參與者主導對話，這表明會議環境更具扁平化合作。
我們的初步分析顯示，84.5% 的會議是扁平化討論型會議，而 15.5% 的會議是單向會議。這表明 GlobalSync IO 主要以扁平合作文化為主，團隊成員積極貢獻並交換想法，儘管仍有一部分會議由自上而下的溝通主導。
我們對單向會議進行了分析，以確定高層管理人員是否傾向於主導這些會議。結果顯示，22.37% 的單向會議由領導層主持，而大多數（77.63%）是由團隊成員發起和主持的。
在 GlobalSync IO，協作氛圍蓬勃發展，團隊成員經常主導討論，推動有關開發和產品運營的對話。
用戶好評
It's like having the power to clone myself. Even when I can't attend every meeting, I still have a clear, comprehensive view of everything happening across the company, enabling me to manage vertically with ease and confidence, ensuring nothing falls through the cracks.
Brad
CEO, GlobalSync IO
It allows me to fully focus on the meeting instead of trying to take notes at the same time.
Reading through all the SeaMeet notes in the morning is now my routine. I can catch up on all discussions the other team had last night.
Jefferey
Speech Engineer, GlobalSync IO
我對與團隊交流感到更加自在，因為我已經對他們的工作領域有了很好的了解。
Jess
Design, GlobalSync IO
在 SeaMeet 的幫助下，我比以前更容易找到會議內容和結論。
Ken
Product Manager, GlobalSync IO
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